Kartvizitler, iş dünyasının kaçınılmaz bir aracı durumundadır. İlk kez görüşüp tanıştığınız veya uzun bir aradan sonra tekrar görüştüğünüz birine, mevcut durumunuzla ilgili bilgileri aktarmanın en kolay ve ciddi yolu, kartvizitinizi sunmanızdır. Durum böyle olunca, kurumsallaşma süreçlerini yapılandırdığımız şirketlerde birçok konunun yanı sıra kartvizit kullanımına da bir tanımlama getiriyor ve bu çalışmalara kurumsal kimlik projeleri içinde yer veriyoruz.

Kartvizit kullanımı hakkındaki bilgileri, “kartvizitin biçimsel özellikleri” ve “kullanım ile ilgili kurallar” olarak iki ayrı başlıkta değerlendirmek gerekir. Biçimsel özellikler (yani tasarım ve içerik) konusuna da iki farklı açıdan bakmak gerekir ve buradaki belirleyici unsur, kartvizit sahibinin yaptığı işle ilgili pozisyonudur. Serbest meslek sahipleri ile bir organizasyon içinde yer alan kişilerin kartvizitlerinin içeriği ve biçimsel özellikleri, doğal olarak ayrı olacaktır. Kartvizit kullanım kuralları açısından bu iki grup için de aynı şeylerden bahsedilebilir. Çünkü bu kurallar toplumun kültürü ile ilgilidir ve kartvizit sahibi nasıl bir pozisyonda çalışıyor olursa olsun, kartvizitin kullanımı açısından büyük bir farklılık göstermez.

Yeri geldiğinde serbest meslek sahiplerinin kartvizit özelliklerine de değineceğim. Ancak bu yazımın ana fikrini, kişisel değil “kurumsal kartvizit kullanımı” oluşturuyor.

Şimdi kurumsal kartvizit kullanımı ile ilgili esaslara geçelim.

Tasarımla İlgili Esaslar

Günümüzde, grafik tasarımcıların yetenekleri doğrultusunda çok değişik kartvizit tiplerine rastlamaktayız. Kartvizit tasarımında kesin tanımlardan bahsetmek, yenilikçiliği sınırlayan bir olumsuzluk olacaktır. Ancak kartvizit tasarımının şirketin kurumsal kimliğine uygun yapılmasının zorunluluğu vardır. Bu nedenle bazı durumlarda öncelikle kurumsal kimlik çalışmasının yapılması gerekebilir. Ayrıca tasarım sırasında altın oran prensibine uyulması, uygun yazı tiplerinin ve renklerin seçimi, kartvizitin göze daha güzel görünmesini sağlayacaktır.

İçerikle İlgili Esaslar

Kurumsal kartvizit kullanımında içerik, tasarıma oranla çok daha fazla önem kazanmaktadır. Kartvizitin tasarımı çok etkileyici olsa da, içerikte geçen bazı unsurlar kartvizitin vereceği imajı olumsuz yönde etkileyecektir. Şimdi bir kurumsal kartvizitte bulunması gereken unsurları inceleyelim:

Logo

Logo ve/veya kuruluş ismi, kurumsal kartvizitin olmazsa olmazıdır. Yeri ve büyüklüğü tasarıma göre değişebilir. Yine altın oran prensibi ile kartvizite estetik logo yerleşimleri yapılabilir. Logo kullanımında kurumsal ölçü ve oranlarla renklere dikkat edilmesi zorunluluğu vardır. Zaman zaman aynı şirket içinde dahi farklı ölçüde ve renk tonlarında logo kullanılan kartvizitleri görmekteyiz.

İsim ve Unvan

Kurumsal kartvizit kullanımında hata yapılan noktalardan biridir. Kartvizit sahibinin ismi ve soy ismi, kartvizitin tasarıma göre uygun yerine yazılır. Tipografi olarak “Sans Serif” ailesinden yazı tiplerinin seçimi, okuma ve algılamada kolaylık sağlayacaktır. Kurumsal kartvizit tasarımında el yazı tipleri kullanılmaz. Kartvizit sahibinin isim ve soy ismi, Türkçe yazım kurallarına göre kelimelerin baş harfleri büyük, diğer harfleri küçük olarak yazılmalıdır.

Sundaying Manager ☺
Resim: onedio.com

Sundaying Manager ☺
Resim: onedio.com

Kurumsal kartvizitlerde unvan kesinlikle yazılmalıdır. Sadece ismin yazılı olduğu kartvizitler, şirkette ciddi bir organizasyon bulunmadığının ve çalışanların hangi fonksiyonu temsil ettiklerinin bilinmediğinin bir göstergesi olarak algılanır.

İsmin altına yazılacak olan unvan, şirket organizasyonunda kartvizit sahibine verilen unvan olmalıdır. Kurumsal kartvizitlerde, kartvizit sahibine ait özel unvanlar kullanılmaz. Bunun nedeni şudur: Kurumsallaşmış firmalarda kartvizitler, kişiden ziyade kuruluşu temsil eder. Şirket logosu bu nedenle kartvizitte bulunur. Dolayısıyla kartvizit sahibinin ismi dışındaki (mesleği, mezun olduğu okul, lisans durumu, doğum yılı, medeni durumu, saç rengi ve hatta kan grubu gibi) kişisel bilgilerine yer verilmez. Yazımın başında belirttiğim gibi, kendi başına çalışan serbest meslek sahipleri için durum farklıdır. Kendisine ait özel bürosunda faaliyet gösteren bir meslek erbabının kartvizitinde makine mühendisi, avukat, doktor, mimar, mali müşavir yazması çok normaldir.

İletişim Bilgileri

Kurumsal kartvizitlerde yer verilmesi gereken bilgilerden biri de, kartvizit sahibinin kuruluşa ait iletişim bilgileridir. Kuruluşun posta adresi, telefon ve faks numaraları kartvizite yazılır. Eğer şirket kartvizit sahibine kullanımı için GSM hattı vermişse, bu hattın numarası da kartvizitte yer alır. Aynı şey kurumsal elektronik posta adresi için de geçerlidir.

Unvan konusunda olduğu gibi ve aynı mantıkla, kartvizit sahibine ait özel iletişim bilgilerine de yer verilmez. Sık rastlanılan hatalardan biri, kartvizit sahibine ait özel elektronik posta adreslerinin kartvizitte bulundurulmasıdır. Kurumsal kartvizitlerde Gmail, Yahoo ve Hotmail gibi servislerden alınan e-posta adreslerine asla yer verilmez. Bir kuruluş, çalışanı ile elektronik posta yoluyla iletişim kurulmasını istiyorsa, bunu muhakkak kendi adına kayıtlı olan kurumsal alan adı üzerinden yaptırmalıdır.

Öte yandan hiçbir çalışanın kartvizitine, firmanın bizzat kendisine ait olan (info, bilgi, genel, iletisim, vb) adresler de yazılmamalıdır.

Resim

Kurumsal kartvizitlerde resim kullanılması da hoş karşılanmayan bir durumdur. Vesikalık resim bulundurmak, kartvizitin amacı dışına çıkmasına yol açar. Çalışana verilen kurumsal kartvizitlerde (firmaya ait de olsa) herhangi bir ürüne ait bir resme yer verilmemelidir. Logonun bir parçası olan resimler bunun dışındadır. Resimlerin takdimi için broşürler kullanılmalıdır.

Kullanımla İlgili Esaslar

Birçok konu gibi kartvizit kullanımı da toplumların kültürlerine göre şekillenmiş. Bu konuda da görgü kurallarının mevcut olduğunu görüyoruz. Mesela Japonlar kartviziti iki eliyle uzatıp, yine aynı şekilde alıyorlar.¹ Bu, onların karşısındakine verdiği değeri gösteriyor. Batı toplumlarında bu kadar net olarak beliren özellikler yok. Ancak iş dünyasında dikkat edilen bazı noktaları şöyle sıralayabiliriz:

• Kartvizitleri, gönderilmesi gereken herhangi bir kâğıt ya da dosyaya yapıştırmak veya zımbalamak, iş dünyasında hoş karşılanmaz.¹
• Birine kartvizit verirken arkasını paraflamanız, çizmeniz, karalamanız ve size verilmiş kartvizitleri başkasına vermeniz doğru karşılanmaz.¹ Batılı iletişim uzmanları, kartvizit arkasına işle ilgili bir slogan veya reklâm cümlesi yazılmasını öneriyorlar.² Buna şahsen ben de katılıyorum.
• Kartvizitinizi, el sıkışmadan önce vermelisiniz.¹
• Birden fazla kartvizit vermemelisiniz.³
• Biri size kartvizit vermeden siz vermemelisiniz ve “Bir kartınızı alabilir miyim?” dedikten sonra siz de kart vermelisiniz.³
• Kartviziti iki elinizle ya da sağ elinizle vermeli ve aynı biçimde almalısınız.¹
• Aldığınız kartviziti hemen cüzdan ya da cebinize koymayıp, incelemelisiniz.¹
• Görüşme veya toplantı sırasında, verilen kartvizitlerle oynamamalısınız.¹

İlginç Kartvizit Tasarımları